De oplossing voor een krappe arbeidsmarkt? Uw eigen Remote Backoffice Team!

In de huidige arbeidsmarkt is het voor veel ondernemers en managers een uitdaging om geschikt personeel te vinden. De krapte is historisch hoog, met in het derde kwartaal van 2024 maar liefst 106 vacatures per 100 werkzoekenden. Deze situatie heeft een negatief effect op de continuïteit en de groei van een onderneming. Onderbezetting maakt het lastig om kritische bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen, bijvoorbeeld als het gaat om repetitieve taken zoals het verwerken van data en documenten. Het automatiseren van administratieve processen kan een oplossing bieden, maar vereist vaak aanzienlijke investeringen in technologie en training.

De oplossing is een Remote Backoffice-team

Een flexibele en kostenefficiënte oplossing is het inschakelen van een ervaren remote backoffice-team van DataMondial. Maar wat is dat precies? Een remote backoffice-team bestaat uit getrainde professionals die (complexe) repetitieve taken op het gebied van data- en documentverwerking uit handen kunnen nemen. Denk hierbij aan order -en factuurverwerking, schadedossiers, logistieke documentatie en nog ca 105 kleine en grote ondersteunende activiteiten. Ons Remote Backoffice team voert de werkzaamheden uit in de systemen van onze opdrachtgevers.  Onze specialisten loggen in als alsof ze uw eigen medewerkers zijn, maar dan remote.

De kracht van onze specialisten

Vanuit onze Europese operations centers in de universiteitsstad Galați in Roemenië ondersteunen wij onze opdrachtgevers in Nederland en Duitsland. Onze 400 collega’s zijn zorgvuldig geselecteerd en intensief getraind voor deze werkzaamheden. De focus ligt op continuïteit en het nauwkeurig en efficiënt uitvoeren van de taken.  Om deze hoge standaarden te waarborgen, meten en belonen we ons personeel op zowel datakwaliteit als verwerkingssnelheid. De hoge werknemerstevredenheid blijkt onder andere uit de gemiddeld lange dienstverbanden binnen DataMondial.

Van logistiek en transport tot verzekeraars en groothandel

Ons remote team heeft jarenlange ervaring met administratieve werkzaamheden voor bedrijven in diverse branches. Denk aan de logistieke documentverwerking van het gehele “order-to-cash” proces voor logistieke dienstverleners. Wij verwerken onder andere vrachtbrieven, tarievenlijsten en aanverwante taken met een grote mate van nauwkeurigheid. Voor verzekeraars ondersteunen wij de administratieve verwerking van schademeldingen en ondersteunen wij de polis administratie. Al jarenlang helpen wij groothandel en de retail met webshops met hun artikelbeheer en actuele pricing.  Tot slot ondersteunen wij ook bedrijven op projectbasis. Zo springen wij ook voor kleinere projecten bij tijdens piekdruktes van de orderverwerking bij een wijnhandelaar in aanloop naar de Feestdagen.   

Krappe arbeidsmarkt voor uw bedrijf geen probleem meer

Door repetitieve data- en documentverwerking uit te besteden aan onze ervaren remote backoffice-teams, dragen wij graag bij aan de continuïteit en groei van uw bedrijf. Het helpt u niet alleen 40/50% kosten te besparen, maar ook om flexibel in te spelen op de behoeften van de markt. In 2025 is een krappe arbeidsmarkt geen beperking meer om als ondernemer schaalbaar te groeien.

/door

Een kijkje achter de schermen bij een remote backoffice in de EU

Overweeg je met jouw bedrijf al een tijdje om dataverwerking of de backoffice uit te besteden, maar blijft outsourcing nog steeds een mysterie? Misschien is het dan tóch tijd om de stap te zetten naar nearshoring. En waar kun je beter beginnen dan bij ons remote team in Roemenië?

Steeds meer outsourcing

In een wereld waarin bedrijven steeds vaker kiezen voor outsourcing omwille van hun bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en het beperken van geopolitieke risico’s, biedt nearshoring een aantrekkelijk alternatief. Steeds meer organisaties besluiten om hun activiteiten bewust binnen Europa uit te besteden, in plaats van naar verre oorden zoals Azië.

Maar hoe werkt nearshore outsourcing eigenlijk bij ons? Laten we je meenemen op een virtuele reis naar Roemenië. Daar, in onze drie shared service centers, bevindt zich ons remote team van meer dan 370 toegewijde medewerkers, verspreid over twee kantoren in Galati en één in Tecuci.

Galati, een bruisende universiteitsstad waar industrie en educatie samenkomen, vormt de thuisbasis van onze voornaamste kantoren. Hier, te midden van een levendige gemeenschap van 300.000 mensen, vinden we een overvloed aan jong talent, goed opgeleid en gemotiveerd om met ons samen te werken. Galati is ook bekend vanwege de imposante Damen Shipyards, een symbool van vakmanschap en innovatie.

Specifieke taken en klanten.

Onze afdelingen zijn zorgvuldig gestructureerd, elk gericht op specifieke taken en klanten. Voor veel logistieke bedrijven nemen onze ruim 370 collega’s een breed scala aan taken uit handen, variërend van forwarding en transport tot financiële administratie. Ze beheren orderverwerking, track & trace, facturatie en meer, allemaal binnen strikte service level agreements.

Real-time verwerking

In onze factuur- en orderverwerkingsafdeling verwerken we dagelijks grote batches documenten voor verschillende klanten. Sommige klanten eisen zelfs real-time verwerking, waarbij ons team onmiddellijk aan de slag gaat zodra een factuur of order binnenkomt, om deze zo snel mogelijk terug te sturen.

Maar wat maakt ons team nu écht speciaal? Onze supervisors spelen hierin een cruciale rol. Als centrale aanspreekpunten vormen ze de brug tussen ons team en de klant. Met hun schat aan ervaring en het managen van alle uitzonderingen op vele backoffice activiteiten zorgen ze ervoor dat alles vlot verloopt en denken ze proactief mee om onze dienstverlening te optimaliseren.

Ons remote team ondersteunt

Of je nu actief bent in de logistiek, financiële sector, ICT of detailhandel, ons remote team ondersteunt een breed scala aan bedrijfsprocessen. Bij DataMondial staat persoonlijkheid centraal. Onze collega’s in Roemenië zijn geen gezichtsloze entiteiten, maar uiterst toegewijde professionals die streven naar topkwaliteit en klanttevredenheid.

En als kers op de taart zijn we ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant, zodat je met een gerust hart kunt vertrouwen op onze diensten. Benieuwd naar wat nearshore outsourcing voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

/door

Verzeker jouw AI succes met slimme menselijke kennis

Het is niet de vraag óf je AI gaat toepassen, maar wanneer. Betrouwbaar datamanagement is daarbij essentieel.  Zonder deze basis kunnen geavanceerde technologieën zoals AI niet optimaal werken. Vergelijk het met een huis bouwen op drijfzand: een zwakke basis leidt tot problemen.

Fusies en overnames: de ultieme datamanagement test

In de verzekeringssector zijn fusies en overnames voor datamanagement vaak een moment van de waarheid. Bij het samenvoegen van databases kan onbetrouwbare data leiden tot dure fouten en vertragingen. Bij DataMondial zien wij dat dagelijks. Voor het samenvoegen is het belangrijk om je data op orde te hebben.

Software en menselijke kennis

Gelukkig is er inmiddels geavanceerde software die bijdraagt aan het opschonen, rationaliseren tot en met het koppelen van databestanden. Wij zien echter in de praktijk dat voor een 100% betrouwbare verwerking slimme inzet van menselijke kennis noodzakelijk blijft. Dit geldt ook voor het onderhoud en de controles van updates nadat de databases zijn samengevoegd. De inzet van menselijke kennis is cruciaal om de datakwaliteit te blijven waarborgen, maar ook om ‘bias’ te voorkomen.  

Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen bouwen we aan een toekomst waarin betrouwbare data succes oplevert bij AI toepassingen.

/door

Hoe DataMondial declaranten helpt bij het efficiënt verwerken van douanedocumentatie

 Als manager van een team declaranten begrijpt u als geen ander de complexiteit en uitdagingen die komen kijken bij het correct en tijdig indienen van douaneaangiften. Uw team moet niet alleen op de hoogte zijn van de geldende wet- en regelgeving, tarieven en preferenties, maar ook van de classificatie en oorsprong van goederen, beperkingen, vergunningen en nog veel meer. Ze moeten bovendien omgaan met verschillende documenten, systemen en partijen, zoals klanten, expediteurs, vervoerders en de douane zelf, terwijl ze strikte deadlines, kosten en risico’s in acht nemen. Dit zorgt voor een hoge werkdruk en het is dan ook geen verrassing dat steeds meer bedrijven moeite hebben om voldoende gekwalificeerde declaranten te vinden. Gelukkig biedt DataMondial een oplossing die het werk van uw declaranten makkelijker, sneller en betrouwbaarder maakt: het uitbesteden van de voorbereiding van douaneaangiften. Hieronder leest u hoe DataMondial uw team kan ondersteunen.

Wat is DataMondial?

DataMondial is gespecialiseerd in het verwerken van diverse soorten data, waaronder douanedocumentatie voor logistieke dienstverleners. Ons team van ervaren en gekwalificeerde operators bereidt dagelijks vele douaneaangiften voor onze klanten voor. Wij werken op basis van de commerciële factuur, de paklijst en andere door de klant aangeleverde documenten. DataMondial zorgt ervoor dat de aangiften accuraat worden voorbereid en direct in uw systeem worden klaargezet, of het nu gaat om SoftPak, Fiton, E2Open of een ander gewenst systeem of format. Hierdoor kunnen uw declaranten zich focussen op wat er echt toe doet, terwijl onze operators als collega’s op afstand zorgen dat uw systemen snel en nauwkeurig worden gevuld met de benodigde informatie. Uitzonderingen per klant, bestemming of product worden vastgelegd en altijd toegepast, waardoor u kunt vertrouwen op een correcte verwerking.

Waarom DataMondial inschakelen?

Door het inschakelen van DataMondial kunnen uw declaranten aanzienlijke tijd en kosten besparen. Wij nemen het grootste deel van het werk uit handen, zodat uw team alleen een controle hoeft uit te voeren en de aangifte kan indienen. Dit geeft hen meer ruimte en rust om zich te richten op andere belangrijke taken. DataMondial biedt de volgende voordelen:

  • Geen zorgen om ziekte of verlof: Met een groot en flexibel team van operators garanderen wij een continue dienstverlening, zonder onderbrekingen of kwaliteitsverlies.
  • Schaalbaarheid: Wij kunnen snel opschalen of afschalen, afhankelijk van uw behoeften. Grote volumes aan aangiften verwerken wij moeiteloos, zonder dat u extra personeel of systemen hoeft aan te schaffen.
  • Efficiëntie: Door gebruik te maken van de nieuwste technologieën en tools werken wij met een gestandaardiseerd en geoptimaliseerd proces. Dit zorgt voor snelle en nauwkeurige verwerking, wat de doorlooptijd en het risico op fouten vermindert.
  • Hoge kwaliteit: Onze strenge kwaliteitscontrole, bestaande uit meerdere checks en audits, zorgt ervoor dat alle aangiften voldoen aan de specificaties van de klant. Dit resulteert in een hoge klanttevredenheid en een laag foutpercentage.
  • Prijs per transactie: Wij rekenen een vaste prijs per transactie, waardoor de kosten voor u inzichtelijk en voorspelbaar zijn.

Hoe werkt DataMondial?

DataMondial fungeert als een collega op afstand voor uw declaranten. Hier is een overzicht van de stappen waarbij onze operators ondersteunen:

  1. Uw declaranten leveren de benodigde documenten aan, zoals de commerciële factuur, de paklijst en andere relevante documenten.
  2. Wij ontvangen en controleren de documenten op volledigheid en correctheid. Bij ontbrekende of onduidelijke informatie nemen wij contact op met uw team.
  3. DataMondial verwerkt de documenten en bereidt de aangifte voor.
  4. Wij voeren de gegevens in het systeem of importbestand in, volgens de instructies en voorkeuren van uw declaranten.
  5. DataMondial informeert uw team zodra de aangifte klaar is voor controle en indiening.

Interesse?

Heeft u interesse in de diensten van DataMondial? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of een proefperiode. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden en voordelen van het uitbesteden van uw douaneaangiften aan DataMondial.

Samen kunnen we de efficiëntie en betrouwbaarheid van uw aangifteprocessen verhogen en de werkdruk van uw declaranten verlagen. Wij kijken ernaar uit om met u samen te werken. Meer weten? Neem contact op.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

📞 +31 (0)10 442 18 78 | ✉️ info@datamondial.com

Of neem een kijkje op onze website.

/door

Wel of niet Outsourcen? 5 misvattingen ontkracht

Overweegt jouw organisatie om dataverwerking of de backoffice uit te besteden vanwege personeelstekort, hoge kosten of gewoon tijdgebrek? Maar twijfel je nog omdat er volgens jou veel nadelen zijn?

Outsourcing van (complexe) dataverwerking of complete backoffice processen kan juist een strategie zijn om business continuity, efficiëntie en kostenbesparingen te realiseren. Neem dus even de tijd om deze blog te lezen, zodat wij de gelegenheid hebben om de misvattingen over outsourcing te ontkrachten!

1. Outsourcing van dataverwerking is onveilig

Ben jij ervan overtuigd dat outsourcing leidt tot een verhoogd risico op datalekken? Geen zorgen! Ons remote team verwerkt data veilig en vertrouwd binnen de Europese Unie, volgens strikte SLA’s. Daarnaast zijn wij ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant. Voor onze meeste klanten werken wij direct in hun eigen netwerkomgeving (gelijk aan een Nederlandse collega). Je bent dus verzekerd van een correcte en veilige gegevensverwerking en houdt controle over jouw eigen proces.

2. Outsourcing is niet goedkoper dan in-house dataverwerking

Denk jij dat outsourcing van dataverwerking of van de back-office niet goedkoper is dan het zelf doen, omdat je veel tijd kwijt bent aan het inwerken en begeleiden van een remote team? Niets is minder waar! Wij werken met het principe ‘train the trainer’. Jouw bedrijf legt slechts één keer iets uit aan een teamlead via een aantal video calls. Wij zorgen voor een gedetailleerde werkinstructie, die wij gezamenlijk afstemmen. Je investeert dus alleen in het begin en krijgt een professioneel remote team, dat ook nog eens zorgt voor kostenbesparing en business continuity.

3. Outsourcen van dataverwerking naar een ander land is geen optie, want onze gegevens zijn Nederlandstalig

DataMondial is een Nederlands bedrijf met 350 hoogopgeleide (Engels sprekende) Roemeense medewerkers. Wij horen vaak dat bedrijven bang zijn dat hun gebrek aan beheersing van de Nederlandse taal een belemmering is om data goed te kunnen verwerken. De realiteit is dat het voor de meeste werkzaamheden niet nodig is om de taal te beheersen. Wat vooral bepalend is voor het succes van dataverwerking op afstand, is een goede, begrijpelijke werkinstructie vanuit de klant. Bij een nieuw project doen wij een test-run waarbij het proces en de dataverwerking wordt gesimuleerd om het proces, de gewenste KPI’s en service levels gezamenlijk te finetunen.

4. Outsourcing van dataverwerking resulteert in kwaliteitsverlies

Is jouw zorg dat het uitbesteden van dataverwerking kan leiden tot kwaliteitsverlies of verminderde nauwkeurigheid? Niet nodig! DataMondial heeft hoogopgeleide professionals in dienst met expertise in gegevensanalyse, -verwerking en -beheer. Met de juiste communicatie, duidelijke richtlijnen en kwaliteitscontroleprocessen leveren wij hoogwaardige resultaten die voldoen aan alle vereisten.

5. Outsourcing van dataverwerking leidt tot verlies van banen

Denk jij dat outsourcing van dataverwerking leidt tot banenverlies? Hoewel er enige waarheid kan zitten in het verminderen van bepaalde interne functies, kan outsourcing een oplossing zijn voor een personeelstekort of juist nieuwe banen creëren. Door ons remote team in te zetten voor het repeterende werk, creëer je voor jouw medewerkers meer uitdaging. Zij kunnen zich meer focussen op belangrijke kerntaken en zo groeien in hun rol, wat weer resulteert in tevreden medewerkers.

Redenen genoeg om de backoffice uit te besteden aan DataMondial.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.

/door

Super efficiënte documentatieverwerking voor expediteurs

Expediteurs verwerken dagelijks een enorme stroom aan documenten. Dit omvat shipping instructions en draft Bills of Lading voor de scheepvaart, airway bills voor luchtvracht en vele andere vormen van documentatie voor multimodaal vervoer. Het managen van deze documenten is tijdrovend en vraagt om nauwkeurigheid en ervaring. Bovendien hebben veel expediteurs te maken met…

  • Personeelstekort: door de krappe arbeidsmarkt is er vaak te weinig personeel beschikbaar.
  • Repeterend werk: het personeel dat wel beschikbaar is, besteedt veel tijd aan saaie, repetitieve taken, wat leidt tot ontevredenheid en hoge personeelsverloop.
  • Piekbelasting: de operationele processen zijn vaak niet bestand tegen pieken in de werkdruk.

DataMondial ondersteunt expediteurs met backoffice en documentatieverwerking.

Wij bieden:

  1. Orderverwerking: wij verwerken orders snel en nauwkeurig, zodat customerservice-medewerkers zich kunnen focussen op afwijkingen in plaats van dataverwerking​​.
  2. Documentenbeheer: wij beheren shipping instructions, airway bills en andere documenten, inclusief het signaleren van afwijkingen en fouten​​.
  3. Track & Trace: wij verwerken track & trace-informatie en statusupdates, waardoor klanten altijd op de hoogte zijn van de locatie en aankomsttijden van hun zendingen​​.
  4. Factuurverwerking: wij coderen en boeken inkoopfacturen, wat zorgt voor een snelle en accurate financiële afhandeling​​.
  5. Mailboxbeheer: wij monitoren uw mailbox en filteren belangrijke e-mails zoals orders en klantvragen, zodat niets over het hoofd wordt gezien​​.

Waarom DataMondial?

Met meer dan 15 jaar ervaring in backoffice support en dataverwerking is DataMondial de ideale partner voor expediteurs​​​​.

  • Kostenbesparing: door taken uit te besteden bespaart u op personeelskosten en kunt u uw eigen medewerkers efficiënter inzetten.
  • Kwaliteit en betrouwbaarheid: onze medewerkers zijn goed opgeleid, werken volgens strikte SLA’s en zijn ISO 27001 gecertificeerd​​.
  • Flexibiliteit: wij passen ons aan uw processen én systemen aan, zodat u altijd de controle behoudt​​.

Conclusie: minder stress, meer focus

DataMondial helpt expediteurs om efficiënter te werken door de administratieve en documentatie-lasten over te nemen. Dit resulteert in minder stress voor uw medewerkers, hogere klanttevredenheid en meer focus op uw kernactiviteiten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen.

Interesse in onze diensten? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel ons op +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com.

/door

Factuurverwerking: sneller, slimmer, zonder zorgen

Facturen verwerken? Het hoort erbij, maar het hoeft je geen hoofdpijn te bezorgen. Voor ondernemers in logistiek, groothandel of administratie die liever tijd besteden aan groei en strategie, biedt DataMondial dé oplossing. Geen gedoe, wel grip.

De uitdaging: administratie die remt

Je herkent het vast: die stapel facturen die nooit kleiner lijkt te worden. Tussen fouten herstellen, systemen afstemmen en overzicht bewaren ben je uren kwijt. En dat terwijl je focus ergens anders hoort te liggen – zoals het uitbouwen van je bedrijf. Veelvoorkomende knelpunten zijn:

  • Tijdverlies door fouten corrigeren.
  • Medewerkers die blijven hangen in routinetaken.
  • Inefficiënties door complexe systemen of workflows.

De oplossing: uitbesteden zonder rompslomp

Met DataMondial hoef je je alleen nog bezig te houden met uitzonderingen. Onze aanpak:

  • Efficiëntie: wij controleren facturen op onregelmatigheden en loggen afwijkingen, zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is.
  • Flexibiliteit: werk in jouw vertrouwde systemen zoals Exact of AFAS, of kies een extern platform dat naadloos integreert.
  • Naadloze data-integratie: wij verwerken en exporteren facturen in een format dat jij nodig hebt, zoals XML of CSV.

Waarom kiezen voor EU-based outsourcing?

Met een ervaren EU-team haal je niet alleen kwaliteit in huis, maar voorkom je verborgen kosten en miscommunicatie. Terwijl outsourcing naar lagekostenlanden vaak uitdagingen zoals taal- en cultuurverschillen met zich meebrengt, werkt ons team volgens Europese standaarden: kritisch, betrokken en meedenkend. Het resultaat? Minder fouten, meer tijdwinst.

Waarom DataMondial?

Met 17 jaar ervaring en miljoenen verwerkte facturen per maand kennen wij het klappen van de zweep. Voor logistiek, groothandel en administratie zijn wij een betrouwbare partner die jouw processen versnelt en kosten verlaagt.

Klaar om je factuurverwerking zorgeloos te maken?

Laten we samen aan de slag gaan. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw administratie een boost geven.

/door

Personeelstekort? Denk eens aan outsourcen!

Wordt het voor jouw bedrijf steeds lastiger om de business draaiende te houden vanwege een personeelstekort? Lees dan snel verder en krijg meer inzicht waarom uitbesteden van backoffice werkzaamheden of dataverwerking misschien een goede oplossing is.

Werken met ons remote team

Ook wij merken dat personeelstekort één van de redenen is waarom onze klanten met ons gaan samenwerken. In onze drie shared service centers in Roemenië werken 350 hoogopgeleide medewerkers om jouw bedrijf te ondersteunen bij (complexe) dataverwerking of backoffice werkzaamheden. In principe kun je elke repeterende vorm van gegevensverwerking aan ons uitbesteden. Enkele voorbeelden van taken die je kunt outsourcen zijn:
• verwerken van facturen
• inboeken van verkooporders
• logistieke– en financiële documentverwerking
• contractbeheer
• annotatie, classificatie, extractie, validatie en dataverwerking voor OCR, AI en Machine learning projecten
• data migratieprojecten
• invoer en onderhoud van databases (klant- en productgegevens)
• onderhoud van de webshop (actuele informatie, aanbod, prijzen)

Enthousiast geworden? Lees dan vooral de voordelen van outsourcing nog even!

Toegang tot hoogopgeleid personeel

Roemenië staat bekend om zijn hoogopgeleide en vaardige arbeidskrachten. Door met ons samen te werken heb je toegang tot een ‘pool’ van remote professionals, die bekwaam zijn in (complexe) dataverwerking en backoffice taken. Taal vormt geen belemmering. Onze medewerkers spreken Engels, maar voor de meeste werkzaamheden is het niet nodig om de Nederlandse taal te beheersen. Wij werken namelijk volgens een begrijpelijke werkinstructie, die wij samen met jouw bedrijf opstellen.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Je kunt gemakkelijk op- of afschalen op basis van de behoeften van jouw bedrijf. Of je nu een groeiende onderneming bent of tijdelijke ondersteuning nodig hebt voor een project, ons remote team kan flexibel aan jouw wensen voldoen.

Kostenefficiëntie

Je kunt veel besparen op (personeels)kosten. Dit komt omdat de lonen in Roemenië lager zijn dan in Nederland. Je hebt ook geen werkgeverskosten, zoals verlof, vakantiegeld, ziekte, transitie- en ontslagvergoeding en je betaalt bij ons alleen voor de productieve uren.

Focus op kernactiviteiten

Het uitbesteden van repetitieve taken aan ons remote team stelt jouw medewerkers in staat om zich te concentreren op strategische en kernactiviteiten. Dit kan de algehele productiviteit van jouw organisatie verhogen omdat je veel tijd bespaart. Jouw medewerkers krijgen meer uitdaging met als resultaat: tevreden personeel die committed blijven aan jouw bedrijf.

Outsourcing: zeker het overwegen waard

Wij horen vaak van onze klanten dat ze vooral blij zijn dat ze hun deadlines halen, beloftes aan hun eindklanten kunnen waarmaken en geen stress meer hebben over personeelstekort, omdat wij zorgen voor business continuity. De gegevensverwerking gebeurt veilig en vertrouwd binnen de Europese Unie en wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant. Dus ook daarover hoef jij je geen zorgen te maken.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.

/door

Efficient tarievenbeheer in een dynamische logistieke wereld

De logistieke sector is constant in beweging. Geopolitieke gebeurtenissen, kunnen de transporttarieven snel doen veranderen. Deze dynamiek brengt extra werk met zich mee voor logistieke bedrijven, die hun tarieven voortdurend moeten aanpassen om concurrerend te blijven en de juiste prijzen aan hun eindklanten door te berekenen. Er zijn uiteraard geautomatiseerde oplossingen maar die zijn duur en vaak moet er nog steeds gecontroleerd worden wanneer bedrijven hun eigen tarievenstructuur toepassen om automatisch zendingen te calculeren.

Maar hoe kan je je compleet laten ontzorgen als je het tarievenbeheer onderbrengt bij ons? Hoe zorg je dat je commerciële afdeling binnen no time offertes af kunt laten geven en inkomende factuurcontroleproces kunt optimaliseren? Laten we je meenemen achter de schermen van DataMondial.

Complexe tarievenstructuren

Logistieke tarieven variëren sterk, afhankelijk van de vervoersmodus (zee, lucht of weg) en de specifieke route. Denk voor zeevracht bijvoorbeeld aan High Cube, BAF, CAF, ISPS toeslagen etc. Om nog niet te spreken van lokale toeslagen in euro’s en zeevrachten in USD’s  Voor bedrijven die grote volumes goederen vervoeren, kan het up to date houden van hun tarieven database een flinke uitdaging zijn binnen de huidige markt. Dit vereist een arbeidsintensief nauwkeurig en voortdurend beheer.

Specifieke taken en klanten

Bij DataMondial ondersteunen wij heel veel logistieke bedrijven door hun tarieven up-to-date te houden. Onze toegewijde teams werken dagelijks aan:

  • Het controleren en actualiseren van tarieven: we loggen in op de websites van vervoerders en controleren of de tarieven nog steeds actueel zijn. Veranderingen worden direct doorgevoerd in de systemen van onze klanten.
  • Beheren van uitgebreide tarieflijsten: we zorgen ervoor dat uitgebreide tarieflijsten, ontvangen van rederijen, ook actueel blijven.

Ondersteunen van boekingsplatforms: we werken ook achter de schermen bij boekingsplatforms, waar grote bedrijven, waaronder bekende multinationals, hun transport kunnen boeken. We zorgen ervoor dat deze platforms altijd over de meest actuele tarieven beschikken.

Real-time verwerking

Bij DataMondial verwerken we dagelijks grote hoeveelheden tarieven en zorgen we ervoor dat deze in real-time worden bijgewerkt. Dit is essentieel voor forwarders die afhankelijk zijn van nauwkeurige tariefinformatie om hun klanten correct te kunnen offeren en factureren. Onze werkinstructies zijn gedetailleerd en bevatten vaak complexe beslissingsbomen. Hierdoor kunnen onze medewerkers nauwkeurig en consistent werken, zelfs bij de meest complexe tariefstructuren. Hierdoor ontvangen onze klanten kant en klare importbestanden of werken wij hun systemen real time bij via de tarievenbeheermodule. Ons team speelt een cruciale rol in het efficiënt beheren van logistieke tarieven. Met ervaren supervisors die fungeren als centrale aanspreekpunten, zorgen wij ervoor dat de communicatie tussen ons team en de klant soepel verloopt.

Veiligheid en compliance

Bij DataMondial staat veiligheid van de data voorop. Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant, zodat je met een gerust hart kunt vertrouwen op onze diensten. Onze medewerkers zijn goed opgeleid en werken volgens strikte service level agreements om de hoogste kwaliteit en betrouwbaarheid te waarborgen.

Dit is zeker: de wereld verandert voortdurend. DataMondial is een volledig neutraal backoffice

DataMondial helpt logistieke bedrijven in een voortdurend veranderende wereld. Door het beheren en actualiseren van tarieven zorgen wij ervoor dat onze klanten altijd concurrerend blijven en hun winstgevendheid kunnen waarborgen. Onze ondersteuning bespaart tijd en vermindert de complexiteit van het tariefbeheer, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten. En dat maakt het werk niet alleen leuker, het verlaagt ook nog eens bérgen stress én vermindert fouten en stelt commerciële medewerkers in staat om in zeer korte tijd de juiste offertes af te geven

Benieuwd naar wat DataMondial voor jouw bedrijf kan betekenen? Wij verwerken meer dan 105 verschillende logistieke backoffice activiteiten voor toonaangevende logistieke dienstverleners.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

📞 +31 (0)10 442 18 78 | ✉️ info@datamondial.com

Of neem een kijkje op onze website.

/door

Nearshoring? Een kijkje in de keuken bij ons remote team in Roemenië

Denkt jouw bedrijf al een tijd na om dataverwerking of de backoffice uit te besteden, maar is outsourcing nog steeds een ver-van-mijn-bed-show? Of misschien wil jouw bedrijf binnen Europa haar activiteiten gaan uitbesteden (nearshoring) in plaats van bijvoorbeeld Azië.

Wij merken dat steeds meer bedrijven kiezen voor outsourcing voor business continuity en om tijd en kosten te besparen. Of om geopolitieke risico’s te beperken en daarom hun werk gaan uitbesteden aan een lagelonenland binnen de Europese Unie in plaats van Azië.

(Nearshore) outsourcing: hoe werkt dat bij ons?

Om je een beetje te laten proeven van hoe (nearshore) outsourcing bij ons precies werkt, nemen we je in deze blog mee naar Roemenië. Daar bevinden zich namelijk onze drie shared service centers waar ons remote team van ruim 400 medewerkers iedere dag voor onze opdrachtgevers aan het werk zijn vanuit een aantal kantoren: twee in Galati en één kantoor in Tecuci.

Galati is ook de thuisbasis van de bekende Damen Shipyards, een van de grotere scheepswerven van Damen met circa 5.000 werknemers. Wij zijn er vooral gevestigd omdat het een universiteitsstad is waar 300.000 mensen wonen en één van de oprichters van DataMondial hier vandaan komt. Er zijn in deze stad volop jonge, hoogopgeleide getalenteerde mensen te vinden die gemotiveerd zijn om voor ons aan de slag te gaan.

Remote backoffice voor logistiek

Onze afdelingen zijn strak georganiseerd naar taak en klant, zodat de mensen die er werken, op de hoogte zijn van alle ins en outs van die specifieke taken en klant. Voor veel logistieke dienstverleners nemen ruim 100 collega’s veel werk uit handen op het gebied van forwarding, transport, warehousing, shipping en finance. Denk aan alle voorkomende werkzaamheden met betrekking tot orderverwerking, mailboxbeheer, documentbeheer, track & trace, facturen, tarieven, verkoopondersteuning en rapportages. Alle logistieke documentatie verwerken zij binnen een door met de klant afgesproken tijd (SLA).

Factuur- en orderverwerking

Onze afdeling factuur- en orderverwerking krijgt van verschillende klanten iedere dag batches van meer dan 100.000 facturen of orders, die aan het eind van de dag netjes zijn verwerkt. Er zijn klanten die willen dat de facturen en orders realtime in behandeling worden genomen: zodra er een factuur of order binnenkomt, gaat ons remote team er meteen mee aan de slag, zodat deze zo snel mogelijk retour gaan naar de klant.

Supervisors als centraal aanspreekpunt

Onze supervisors hebben een belangrijke rol binnen de organisatie. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen het team, maar vormen ook hét aanspreekpunt voor de klant. We doen ons best om hen het gevoel te geven dat ze gewoon met een vertrouwde collega te maken hebben, alleen bevindt die zich toevallig aan de andere kant van Europa. Hun schat aan ervaring helpt daarbij: niets gebeurt uit routine, ze stellen de juiste vragen en denken proactief mee om het voor de klant zo goed mogelijk te organiseren.

Nearshore outsourcing voor bijna alle branches

Ons remote team ondersteunt voor bijna iedere branche veel bedrijfsprocessen. Zoals hierboven al even genoemd doen wij veel voor de transport, logistiek en scheepvaart branches. Maar ook voor financials (verzekeraars, banken), ICT, (fin)tech, groothandels en inkooporganisaties, retail en webshops.

Het moge duidelijk zijn: DataMondial is dé partner voor (nearshore) outsourcing. Niks onpersoonlijk en afstandelijk, onze collega’s in Roemenië zijn proactieve, toegewijde mensen die de meest uiteenlopende administratieve werkzaamheden, data-entry en operationele backoffice processen uit handen kunnen nemen en hun uiterste best doen om topservice te leveren aan onze klanten.

En niet te vergeten…. wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.

/door