Facturen verwerken? Het hoort erbij, maar het hoeft je geen hoofdpijn te bezorgen. Voor ondernemers in logistiek, groothandel of administratie die liever tijd besteden aan groei en strategie, biedt DataMondial dé oplossing. Geen gedoe, wel grip.

De uitdaging: administratie die remt

Je herkent het vast: die stapel facturen die nooit kleiner lijkt te worden. Tussen fouten herstellen, systemen afstemmen en overzicht bewaren ben je uren kwijt. En dat terwijl je focus ergens anders hoort te liggen – zoals het uitbouwen van je bedrijf. Veelvoorkomende knelpunten zijn:

• Tijdverlies door fouten corrigeren.
• Medewerkers die blijven hangen in routinetaken.
• Inefficiënties door complexe systemen of workflows.

De oplossing: uitbesteden zonder rompslomp

Met DataMondial hoef je je alleen nog bezig te houden met uitzonderingen. Onze aanpak:

• Efficiëntie: wij controleren facturen op onregelmatigheden en loggen afwijkingen, zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is.
• Flexibiliteit: werk in jouw vertrouwde systemen zoals Exact of AFAS, of kies een extern platform dat naadloos integreert.
• Naadloze data-integratie: wij verwerken en exporteren facturen in een format dat jij nodig hebt, zoals XML of CSV.

Waarom kiezen voor EU-based outsourcing?

Met een ervaren EU-team haal je niet alleen kwaliteit in huis, maar voorkom je verborgen kosten en miscommunicatie. Terwijl outsourcing naar lagekostenlanden vaak uitdagingen zoals taal- en cultuurverschillen met zich meebrengt, werkt ons team volgens Europese standaarden: kritisch, betrokken en meedenkend. Het resultaat? Minder fouten, meer tijdwinst.

Waarom DataMondial?

Met 17 jaar ervaring en miljoenen verwerkte facturen per maand kennen wij het klappen van de zweep. Voor logistiek, groothandel en administratie zijn wij een betrouwbare partner die jouw processen versnelt en kosten verlaagt.

Klaar om je factuurverwerking zorgeloos te maken?

Laten we samen aan de slag gaan. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw administratie een boost geven.

Last mile logistics, het laatste stuk van de leveringsketen waarbij vrachtwagens pakketten en goederen tot aan de deur van de klant bezorgen, speelt een cruciale rol in de logistieke sector. Dit proces brengt echter unieke uitdagingen met zich mee, zoals variërende leveringslocaties en bijbehorende kosten. DataMondial ondersteunt bedrijven in deze sector door nauwkeurige kostenregistratie en -berekening, waardoor ze efficiënter en kosteneffectiever kunnen opereren.

Uitdagingen bij last mile logistics

Last mile logistics kent specifieke uitdagingen die invloed hebben op de kosten:

• Variërende leveringslocaties: de kosten voor leveringen kunnen sterk variëren, afhankelijk van de bestemming. Leveringen in stedelijke gebieden zijn meestal goedkoper dan die naar afgelegen locaties zoals boerderijen op zandwegen.
• Surcharges: extra kosten ontstaan vaak door moeilijk bereikbare of afgelegen locaties. Deze surcharges, of toeslagen, kunnen de uiteindelijke transportkosten aanzienlijk verhogen.

Voor bedrijven die zich bezighouden met last mile logistics, zoals wegtransporteurs en e-commerce leveranciers, is het cruciaal om deze kosten nauwkeurig bij te houden en te beheren. Hier komt DataMondial in beeld.

Beheer en optimaliseer kosten

DataMondial helpt bij het beheren en optimaliseren van deze kosten door een uitgebreide en gedetailleerde benadering van kostenregistratie en -berekening. Onze diensten omvatten:

1. Bijhouden van werkelijke vervoerskosten: Wij registreren de daadwerkelijke kosten van elk transport, inclusief alle variabele kosten zoals brandstof, tolwegen en arbeid.
2. Vergelijken met vooraf ingeschatte Kosten: We vergelijken de werkelijke kosten met de vooraf ingeschatte kosten om eventuele afwijkingen te identificeren. Dit helpt bedrijven om inzicht te krijgen in hun kostenefficiëntie en waar nodig aanpassingen te maken.
3. Registreren en analyseren van surcharges: Wij houden nauwkeurig bij welke surcharges van toepassing zijn, zoals extra kosten voor leveringen naar afgelegen gebieden of moeilijk bereikbare locaties. Dit stelt bedrijven in staat om deze kosten door te berekenen aan hun klanten en zo hun winstmarges te beschermen.

Concrete voorbeelden

Een voorbeeld van onze ondersteuning is een groot transportbedrijf dat werkt voor diverse e-commerce bedrijven. Dit bedrijf vervoert pakketten naar een breed scala aan locaties, van stedelijke gebieden tot afgelegen boerderijen. Wij helpen hen door de volgende taken uit te voeren:

• Kostenregistratie: Wij houden de kosten van elke levering bij, inclusief de brandstofkosten, arbeid en eventuele extra toeslagen voor moeilijke leveringen.
• Kostenanalyse: Door het vergelijken van de werkelijke kosten met de vooraf ingeschatte kosten, helpen wij het bedrijf om te begrijpen waar de grootste kostenverschillen liggen. Dit stelt hen in staat om hun tarieven dienovereenkomstig aan te passen.
• Rapportage: We leveren gedetailleerde rapportages die inzicht geven in de kostenstructuur en helpen bij strategische beslissingen. Deze rapportages omvatten onder andere verschillen tussen verwachte en werkelijke kosten en specifieke details over de surcharges.

Onze aanpak omvat ook het opstellen van gedetailleerde werkinstructies en handleidingen. Dit zorgt ervoor dat ons team consistente en betrouwbare output levert. Deze werkinstructies zijn zeer gedetailleerd en kunnen complexe beslissingsbomen bevatten, zodat elke situatie correct wordt afgehandeld.

Voor- en nacalculatie

Een belangrijk aspect van onze dienstverlening is de voor- en nacalculatie van transportkosten. We helpen bedrijven om een gedetailleerde inschatting te maken van de verwachte kosten voordat het transport plaatsvindt (voorcalculatie) en vergelijken deze met de werkelijke kosten na voltooiing van het transport (nacalculatie). Het verschil tussen deze berekeningen kan leiden tot strategische beslissingen in het verdienmodel van het bedrijf.

DataMondial ondersteunt bedrijven in de last mile logistics sector door hun kosten nauwkeurig te registreren en te analyseren. Hierdoor kunnen bedrijven kostenefficiënter opereren en strategische beslissingen nemen op basis van gedetailleerde kosteninformatie. Met onze hulp kunnen bedrijven de administratieve lasten verminderen, de klanttevredenheid verbeteren en zich richten op hun kernactiviteiten.

Meer weten over onze diensten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel ons op +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com.

We brengen regelmatig bezoeken aan onze bestaande klanten in de ship supply- en chandlersector. Dit inspireert ons om dieper in te gaan op hoe een Remote Backoffice bijdraagt aan een efficiënte manier van werken in deze nichemarkt. Wij leveren diensten aan bedrijven die zich bezighouden met de bevoorrading van schepen, zoals cruiseschepen en vrachtschepen.

Voorzien van scheepsbenodigdheden

Ship supply bedrijven functioneren als handelsbedrijven en hebben logistieke partners of vervoeren zelf de goederen naar de schepen, waarbij vaak in korte tijd de goederen moeten worden gebracht, omdat het schip maar korte tijd in de haven ligt. Zij moeten een uitgebreide order- en factuurstroom beheren. Dit omvat het controleren en vastleggen van de voorraden aan boord van schepen en het helpen bijhouden van het minimaal vereiste voorraadniveau. DataMondial ondersteunt deze processen door te helpen met het verwerken van voorraadgegevens en het rapporteren van deze hoeveelheden, waardoor de administratie klopt en efficiënt verloopt.

Logistieke ondersteuning en voorraadbeheer

Ship supply- en chandlerbedrijven hebben een complex logistiek netwerk. Of het nu gaat om gekoelde leveringen of reguliere goederen, alles moet zorgvuldig worden gedocumenteerd. Wij ondersteunen deze bedrijven door ervoor te zorgen dat de voorraadgegevens kloppen met de informatie in hun systemen. Vaak werken deze bedrijven met portals voor hun schepen en gebruiken ze Excel-sheets of voorraadbeheersystemen om de voorraad bij te houden. Wij zorgen voor de match tussen de data in deze systemen, zodat de gegevens consistent en nauwkeurig zijn.

De logistieke documenten die moeten worden verwerkt voor het vervoer naar de schepen, kunnen wij helpen verwerken. Dit werkt in principe hetzelfde als onze Remote Backoffice voor logistieke dienstverleners, waarover we eerder schreven.

E-commerce ondersteuning

Naast logistieke ondersteuning helpen wij ship supply bedrijven ook met hun e-commerce platforms. Veel van deze bedrijven hebben een online winkel waar klanten hun producten kunnen bekijken en bestellen. Wij zorgen ervoor dat de productdata consistent en accuraat wordt weergegeven op hun websites. Dit omvat het verwerken van informatie van leveranciers, het updaten van productbeschrijvingen en afbeeldingen, en het helpen met het (machine)vertalen van productinformatie naar meerdere talen. Door onze ervaring in het gebruik van e-commerce- en webplatforms zoals Joomla, WordPress en Magento, kunnen wij deze taken efficiënt uitvoeren.

Het verlagen van de werkdruk

Door de handelsactiviteiten van ship supply bedrijven te ondersteunen, verlagen wij de werkdruk voor hun personeel. In plaats van tijd te besteden aan repetitieve taken zoals het updaten van productlijsten en prijzen, kunnen zij zich richten op strategische en klantgerichte activiteiten. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar maakt het werk voor hen ook leuker en uitdagender.

Testen en implementeren

Wij begrijpen dat het voor nieuwe klanten belangrijk is om onze diensten eerst te testen. Daarom bieden wij de mogelijkheid om een proefperiode in te plannen waarbij we nauw samenwerken met de klant. We nemen de tijd om de werkinstructies op te stellen en te verfijnen, en we testen het proces met dummydata om zeker te zijn dat alles naar wens verloopt. Dit stelt ons in staat om een nauwkeurige offerte te geven en de klant te verzekeren van onze kwaliteit en betrouwbaarheid.

Ondersteuning: van logistiek tot e-commerce

DataMondial ondersteunt de ship supply industrie op verschillende niveaus, van de verwerking van logistieke documentenstromen tot aan backofficetaken omtrent e-commerce. Onze expertise in administratie en voorraadbeheer draagt eraan bij dat schepen wereldwijd efficiënt en tijdig bevoorraad worden door onze klanten. Scheepsbenodigdheden of productdata voor webshops? Wij staan klaar om de werkdruk te verlagen en de processen te optimaliseren. Zo dragen wij ook op deze manier bij aan een soepele werking van de scheepvaartindustrie; een zeer cruciale sector in de wereldhandel.

Optimaliseer uw Ship Supply Processen met een Remote Backoffice

DataMondial ondersteunt de ship supply sector met de administratieve kant van de efficiënte bevoorrading van scheepsbenodigdheden, logistieke documentenstromen, voorraadbeheer en het bedienen van de e-commerce platforms. Wij verlagen de werkdruk en verhogen de efficiëntie. Plan een afspraak en ervaar de voordelen zelf. Neem contact op via +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com. Kies voor DataMondial, je betrouwbare partner in de ship supply sector.

Expediteurs verwerken dagelijks een enorme stroom aan documenten. Dit omvat shipping instructions en draft Bills of Lading voor de scheepvaart, airway bills voor luchtvracht en vele andere vormen van documentatie voor multimodaal vervoer. Het managen van deze documenten is tijdrovend en vraagt om nauwkeurigheid en ervaring. Bovendien hebben veel expediteurs te maken met…

• Personeelstekort: door de krappe arbeidsmarkt is er vaak te weinig personeel beschikbaar.
• Repeterend werk: het personeel dat wel beschikbaar is, besteedt veel tijd aan saaie, repetitieve taken, wat leidt tot ontevredenheid en hoge personeelsverloop.
• Piekbelasting: de operationele processen zijn vaak niet bestand tegen pieken in de werkdruk.

DataMondial ondersteunt expediteurs met backoffice en documentatieverwerking.

Wij bieden:

1. Orderverwerking: wij verwerken orders snel en nauwkeurig, zodat customerservice-medewerkers zich kunnen focussen op afwijkingen in plaats van dataverwerking​​.
2. Documentenbeheer: wij beheren shipping instructions, airway bills en andere documenten, inclusief het signaleren van afwijkingen en fouten​​.
3. Track & Trace: wij verwerken track & trace-informatie en statusupdates, waardoor klanten altijd op de hoogte zijn van de locatie en aankomsttijden van hun zendingen​​.
4. Factuurverwerking: wij coderen en boeken inkoopfacturen, wat zorgt voor een snelle en accurate financiële afhandeling​​.
5. Mailboxbeheer: wij monitoren uw mailbox en filteren belangrijke e-mails zoals orders en klantvragen, zodat niets over het hoofd wordt gezien​​.

Waarom DataMondial?

Met meer dan 15 jaar ervaring in backoffice support en dataverwerking is DataMondial de ideale partner voor expediteurs​​​​.

• Kostenbesparing: door taken uit te besteden bespaart u op personeelskosten en kunt u uw eigen medewerkers efficiënter inzetten.
• Kwaliteit en betrouwbaarheid: onze medewerkers zijn goed opgeleid, werken volgens strikte SLA’s en zijn ISO 27001 gecertificeerd​​.
• Flexibiliteit: wij passen ons aan uw processen én systemen aan, zodat u altijd de controle behoudt​​.

Conclusie: minder stress, meer focus

DataMondial helpt expediteurs om efficiënter te werken door de administratieve en documentatie-lasten over te nemen. Dit resulteert in minder stress voor uw medewerkers, hogere klanttevredenheid en meer focus op uw kernactiviteiten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen.

Interesse in onze diensten? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel ons op +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com.

Wordt het voor jouw bedrijf steeds lastiger om de business draaiende te houden vanwege een personeelstekort? Lees dan snel verder en krijg meer inzicht waarom uitbesteden van backoffice werkzaamheden of dataverwerking misschien een goede oplossing is.

Werken met ons remote team

Ook wij merken dat personeelstekort één van de redenen is waarom onze klanten met ons gaan samenwerken. In onze drie shared service centers in Roemenië werken 350 hoogopgeleide medewerkers om jouw bedrijf te ondersteunen bij (complexe) dataverwerking of backoffice werkzaamheden. In principe kun je elke repeterende vorm van gegevensverwerking aan ons uitbesteden. Enkele voorbeelden van taken die je kunt outsourcen zijn:
• verwerken van facturen
• inboeken van verkooporders
• logistieke– en financiële documentverwerking
• contractbeheer
• annotatie, classificatie, extractie, validatie en dataverwerking voor OCR, AI en Machine learning projecten
• data migratieprojecten
• invoer en onderhoud van databases (klant- en productgegevens)
• onderhoud van de webshop (actuele informatie, aanbod, prijzen)

Enthousiast geworden? Lees dan vooral de voordelen van outsourcing nog even!

Toegang tot hoogopgeleid personeel

Roemenië staat bekend om zijn hoogopgeleide en vaardige arbeidskrachten. Door met ons samen te werken heb je toegang tot een ‘pool’ van remote professionals, die bekwaam zijn in (complexe) dataverwerking en backoffice taken. Taal vormt geen belemmering. Onze medewerkers spreken Engels, maar voor de meeste werkzaamheden is het niet nodig om de Nederlandse taal te beheersen. Wij werken namelijk volgens een begrijpelijke werkinstructie, die wij samen met jouw bedrijf opstellen.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Je kunt gemakkelijk op- of afschalen op basis van de behoeften van jouw bedrijf. Of je nu een groeiende onderneming bent of tijdelijke ondersteuning nodig hebt voor een project, ons remote team kan flexibel aan jouw wensen voldoen.

Kostenefficiëntie

Je kunt veel besparen op (personeels)kosten. Dit komt omdat de lonen in Roemenië lager zijn dan in Nederland. Je hebt ook geen werkgeverskosten, zoals verlof, vakantiegeld, ziekte, transitie- en ontslagvergoeding en je betaalt bij ons alleen voor de productieve uren.

Focus op kernactiviteiten

Het uitbesteden van repetitieve taken aan ons remote team stelt jouw medewerkers in staat om zich te concentreren op strategische en kernactiviteiten. Dit kan de algehele productiviteit van jouw organisatie verhogen omdat je veel tijd bespaart. Jouw medewerkers krijgen meer uitdaging met als resultaat: tevreden personeel die committed blijven aan jouw bedrijf.

Outsourcing: zeker het overwegen waard

Wij horen vaak van onze klanten dat ze vooral blij zijn dat ze hun deadlines halen, beloftes aan hun eindklanten kunnen waarmaken en geen stress meer hebben over personeelstekort, omdat wij zorgen voor business continuity. De gegevensverwerking gebeurt veilig en vertrouwd binnen de Europese Unie en wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant. Dus ook daarover hoef jij je geen zorgen te maken.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.