Het is geen geheim dat krapte op de arbeidsmarkt een groot probleem is. Nieuwe medewerkers vinden is moeilijk en het risico op hoog verloop is groot, zeker bij repeterende taken zoals het verwerken van vrachtdocumenten. Voor veel logistieke bedrijven wordt het daardoor steeds moeilijker om de werkdruk onder controle te houden, vooral tijdens piekperiodes.

Elk bedrijf in de logistiek kent ze wel: de momenten waarop het werk zich opstapelt en de documentenafdeling overuren draait. Misschien zijn er 60 tot 70 vrachtdocumenten zoals vrachtbrieven, paklijsten, douanedocumenten of certificaten die op korte termijn verwerkt moeten worden. Een onmogelijke taak voor een vast team, hoe toegewijd ze ook zijn. Gelukkig zijn er manieren om met zulke pieken om te gaan, zonder dat je team overbelast raakt.

De kracht van op- en afschalen

Bij veel expediteurs en logistieke dienstverleners is het lastig om in te schatten hoeveel vrachtdocumenten er de komende weken of maanden verwerkt moeten worden. Een onverwachte toename in zendingen, nieuwe wetgeving of een grote tender kan de werkdruk in korte tijd enorm verhogen. Hier komt de kracht van een flexibel remote team naar voren.

Door te kiezen voor een externe partner met een flexibel remote team dat snel kan inspringen, zorg je ervoor dat je altijd voldoende capaciteit hebt. Geen stress om deadlines, geen klanten die onnodig wachten en vooral: een tevreden team dat weet dat ze niet alles alleen hoeven te doen.

Flexibiliteit zonder in te leveren op kwaliteit

Een veelgehoorde zorg bij het uitbesteden van het verwerken van vrachtdocumenten is dat de kwaliteit niet gewaarborgd blijft. Dat is logisch; niemand wil fouten maken in belangrijke documenten zoals vrachtbrieven of douaneformulieren. Maar met de juiste partner hoeft dat ook niet.

Bijvoorbeeld door te werken met professionals binnen een flexibel remote team dat getraind is in het verwerken van jouw vrachtdocumenten en systemen. Of het nu gaat om het invoeren van gegevens in FMS-systemen, het controleren van documenten op juistheid of het opstellen van vervoerspapieren—ze kunnen direct aan de slag, alsof ze al jaren onderdeel van je team zijn. Het resultaat: nauwkeurige en tijdige afhandeling van vrachtdocumenten, ook in tijden van piekbelasting.

Wat levert een flexibel remote team je op?

Het hebben van een flexibel remote team biedt meer dan alleen extra capaciteit. Het geeft je organisatie ook ademruimte. Je kunt strategische beslissingen nemen zonder dat operationele druk in de weg zit. Bovendien laat het je vaste team zich concentreren op taken zoals klantcontact en planning, terwijl de verwerking van vrachtdocumenten in vertrouwde handen is.

Ook financieel biedt flexibiliteit voordelen. Je betaalt alleen voor de ondersteuning die je daadwerkelijk nodig hebt. Geen structurele kosten voor een groter vast team, maar wel de zekerheid dat je altijd kunt opschalen wanneer dat nodig is.

Hoe zorg je dat het werkt voor jouw organisatie?

Het succes van een flexibel remote team valt of staat met een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je processen helder zijn gedocumenteerd en dat je duidelijk kunt communiceren wat je verwacht. Een goede partner zal hierin met je meedenken en proactief oplossingen aandragen.

Daarnaast is het belangrijk om een partij te kiezen die ervaring heeft met het verwerken van vrachtdocumenten in de logistieke sector. Een partner die niet alleen begrijpt wat je nodig hebt, maar ook dezelfde kwaliteitsstandaarden hanteert. Alleen zo haal je het maximale uit een flexibele samenwerking.

Tijd voor actie

Als operationeel directeur sta je continu voor de uitdaging om pieken in de werkdruk op te vangen, zonder dat de kwaliteit of klanttevredenheid in gevaar komt. Met een flexibel remote team geef je je mensen de ruimte om uit te blinken in wat ze doen, terwijl jij strategisch kunt blijven sturen.

Door een partner als DataMondial in te schakelen, zorg je ervoor dat repeterende taken zoals het verwerken van vrachtdocumenten worden opgepakt door een ervaren team dat naadloos aansluit op jouw processen.

Kies je voor DataMondial, dan kies je voor maatwerk. Wij passen ons aan jouw werkwijze aan, zijn transparant in onze aanpak en leveren kwaliteit tegen lagere kosten. Laat pieken in de verwerking van vrachtdocumenten je operatie niet in gevaar brengen. Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie samen sterker kunnen maken. 

Overweeg je met jouw bedrijf al een tijdje om dataverwerking of de backoffice uit te besteden, maar blijft outsourcing nog steeds een mysterie? Misschien is het dan tóch tijd om de stap te zetten naar nearshoring. En waar kun je beter beginnen dan bij ons remote team in Roemenië?

Steeds meer outsourcing

In een wereld waarin bedrijven steeds vaker kiezen voor outsourcing omwille van hun bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en het beperken van geopolitieke risico’s, biedt nearshoring een aantrekkelijk alternatief. Steeds meer organisaties besluiten om hun activiteiten bewust binnen Europa uit te besteden, in plaats van naar verre oorden zoals Azië.

Maar hoe werkt nearshore outsourcing eigenlijk bij ons? Laten we je meenemen op een virtuele reis naar Roemenië. Daar, in onze drie shared service centers, bevindt zich ons remote team van meer dan 370 toegewijde medewerkers, verspreid over twee kantoren in Galati en één in Tecuci.

Galati, een bruisende universiteitsstad waar industrie en educatie samenkomen, vormt de thuisbasis van onze voornaamste kantoren. Hier, te midden van een levendige gemeenschap van 300.000 mensen, vinden we een overvloed aan jong talent, goed opgeleid en gemotiveerd om met ons samen te werken. Galati is ook bekend vanwege de imposante Damen Shipyards, een symbool van vakmanschap en innovatie.

Specifieke taken en klanten.

Onze afdelingen zijn zorgvuldig gestructureerd, elk gericht op specifieke taken en klanten. Voor veel logistieke bedrijven nemen onze ruim 370 collega’s een breed scala aan taken uit handen, variërend van forwarding en transport tot financiële administratie. Ze beheren orderverwerking, track & trace, facturatie en meer, allemaal binnen strikte service level agreements.

Real-time verwerking

In onze factuur- en orderverwerkingsafdeling verwerken we dagelijks grote batches documenten voor verschillende klanten. Sommige klanten eisen zelfs real-time verwerking, waarbij ons team onmiddellijk aan de slag gaat zodra een factuur of order binnenkomt, om deze zo snel mogelijk terug te sturen.

Maar wat maakt ons team nu écht speciaal? Onze supervisors spelen hierin een cruciale rol. Als centrale aanspreekpunten vormen ze de brug tussen ons team en de klant. Met hun schat aan ervaring en het managen van alle uitzonderingen op vele backoffice activiteiten zorgen ze ervoor dat alles vlot verloopt en denken ze proactief mee om onze dienstverlening te optimaliseren.

Ons remote team ondersteunt

Of je nu actief bent in de logistiek, financiële sector, ICT of detailhandel, ons remote team ondersteunt een breed scala aan bedrijfsprocessen. Bij DataMondial staat persoonlijkheid centraal. Onze collega’s in Roemenië zijn geen gezichtsloze entiteiten, maar uiterst toegewijde professionals die streven naar topkwaliteit en klanttevredenheid.

En als kers op de taart zijn we ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant, zodat je met een gerust hart kunt vertrouwen op onze diensten. Benieuwd naar wat nearshore outsourcing voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

 Als manager van een team declaranten begrijpt u als geen ander de complexiteit en uitdagingen die komen kijken bij het correct en tijdig indienen van douaneaangiften. Uw team moet niet alleen op de hoogte zijn van de geldende wet- en regelgeving, tarieven en preferenties, maar ook van de classificatie en oorsprong van goederen, beperkingen, vergunningen en nog veel meer. Ze moeten bovendien omgaan met verschillende documenten, systemen en partijen, zoals klanten, expediteurs, vervoerders en de douane zelf, terwijl ze strikte deadlines, kosten en risico’s in acht nemen. Dit zorgt voor een hoge werkdruk en het is dan ook geen verrassing dat steeds meer bedrijven moeite hebben om voldoende gekwalificeerde declaranten te vinden. Gelukkig biedt DataMondial een oplossing die het werk van uw declaranten makkelijker, sneller en betrouwbaarder maakt: het uitbesteden van de voorbereiding van douaneaangiften. Hieronder leest u hoe DataMondial uw team kan ondersteunen.

Wat is DataMondial?

DataMondial is gespecialiseerd in het verwerken van diverse soorten data, waaronder douanedocumentatie voor logistieke dienstverleners. Ons team van ervaren en gekwalificeerde operators bereidt dagelijks vele douaneaangiften voor onze klanten voor. Wij werken op basis van de commerciële factuur, de paklijst en andere door de klant aangeleverde documenten. DataMondial zorgt ervoor dat de aangiften accuraat worden voorbereid en direct in uw systeem worden klaargezet, of het nu gaat om SoftPak, Fiton, E2Open of een ander gewenst systeem of format. Hierdoor kunnen uw declaranten zich focussen op wat er echt toe doet, terwijl onze operators als collega’s op afstand zorgen dat uw systemen snel en nauwkeurig worden gevuld met de benodigde informatie. Uitzonderingen per klant, bestemming of product worden vastgelegd en altijd toegepast, waardoor u kunt vertrouwen op een correcte verwerking.

Waarom DataMondial inschakelen?

Door het inschakelen van DataMondial kunnen uw declaranten aanzienlijke tijd en kosten besparen. Wij nemen het grootste deel van het werk uit handen, zodat uw team alleen een controle hoeft uit te voeren en de aangifte kan indienen. Dit geeft hen meer ruimte en rust om zich te richten op andere belangrijke taken. DataMondial biedt de volgende voordelen:

• Geen zorgen om ziekte of verlof: Met een groot en flexibel team van operators garanderen wij een continue dienstverlening, zonder onderbrekingen of kwaliteitsverlies.
• Schaalbaarheid: Wij kunnen snel opschalen of afschalen, afhankelijk van uw behoeften. Grote volumes aan aangiften verwerken wij moeiteloos, zonder dat u extra personeel of systemen hoeft aan te schaffen.
• Efficiëntie: Door gebruik te maken van de nieuwste technologieën en tools werken wij met een gestandaardiseerd en geoptimaliseerd proces. Dit zorgt voor snelle en nauwkeurige verwerking, wat de doorlooptijd en het risico op fouten vermindert.
• Hoge kwaliteit: Onze strenge kwaliteitscontrole, bestaande uit meerdere checks en audits, zorgt ervoor dat alle aangiften voldoen aan de specificaties van de klant. Dit resulteert in een hoge klanttevredenheid en een laag foutpercentage.
• Prijs per transactie: Wij rekenen een vaste prijs per transactie, waardoor de kosten voor u inzichtelijk en voorspelbaar zijn.

Hoe werkt DataMondial?

DataMondial fungeert als een collega op afstand voor uw declaranten. Hier is een overzicht van de stappen waarbij onze operators ondersteunen:

1. Uw declaranten leveren de benodigde documenten aan, zoals de commerciële factuur, de paklijst en andere relevante documenten.
2. Wij ontvangen en controleren de documenten op volledigheid en correctheid. Bij ontbrekende of onduidelijke informatie nemen wij contact op met uw team.
3. DataMondial verwerkt de documenten en bereidt de aangifte voor.
4. Wij voeren de gegevens in het systeem of importbestand in, volgens de instructies en voorkeuren van uw declaranten.
5. DataMondial informeert uw team zodra de aangifte klaar is voor controle en indiening.

Interesse?

Heeft u interesse in de diensten van DataMondial? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of een proefperiode. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden en voordelen van het uitbesteden van uw douaneaangiften aan DataMondial.

Samen kunnen we de efficiëntie en betrouwbaarheid van uw aangifteprocessen verhogen en de werkdruk van uw declaranten verlagen. Wij kijken ernaar uit om met u samen te werken. Meer weten? Neem contact op.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

📞 +31 (0)10 442 18 78 | ✉️ info@datamondial.com

Of neem een kijkje op onze website.

Expediteurs verwerken dagelijks een enorme stroom aan documenten. Dit omvat shipping instructions en draft Bills of Lading voor de scheepvaart, airway bills voor luchtvracht en vele andere vormen van documentatie voor multimodaal vervoer. Het managen van deze documenten is tijdrovend en vraagt om nauwkeurigheid en ervaring. Bovendien hebben veel expediteurs te maken met…

• Personeelstekort: door de krappe arbeidsmarkt is er vaak te weinig personeel beschikbaar.
• Repeterend werk: het personeel dat wel beschikbaar is, besteedt veel tijd aan saaie, repetitieve taken, wat leidt tot ontevredenheid en hoge personeelsverloop.
• Piekbelasting: de operationele processen zijn vaak niet bestand tegen pieken in de werkdruk.

DataMondial ondersteunt expediteurs met backoffice en documentatieverwerking.

Wij bieden:

1. Orderverwerking: wij verwerken orders snel en nauwkeurig, zodat customerservice-medewerkers zich kunnen focussen op afwijkingen in plaats van dataverwerking​​.
2. Documentenbeheer: wij beheren shipping instructions, airway bills en andere documenten, inclusief het signaleren van afwijkingen en fouten​​.
3. Track & Trace: wij verwerken track & trace-informatie en statusupdates, waardoor klanten altijd op de hoogte zijn van de locatie en aankomsttijden van hun zendingen​​.
4. Factuurverwerking: wij coderen en boeken inkoopfacturen, wat zorgt voor een snelle en accurate financiële afhandeling​​.
5. Mailboxbeheer: wij monitoren uw mailbox en filteren belangrijke e-mails zoals orders en klantvragen, zodat niets over het hoofd wordt gezien​​.

Waarom DataMondial?

Met meer dan 15 jaar ervaring in backoffice support en dataverwerking is DataMondial de ideale partner voor expediteurs​​​​.

• Kostenbesparing: door taken uit te besteden bespaart u op personeelskosten en kunt u uw eigen medewerkers efficiënter inzetten.
• Kwaliteit en betrouwbaarheid: onze medewerkers zijn goed opgeleid, werken volgens strikte SLA’s en zijn ISO 27001 gecertificeerd​​.
• Flexibiliteit: wij passen ons aan uw processen én systemen aan, zodat u altijd de controle behoudt​​.

Conclusie: minder stress, meer focus

DataMondial helpt expediteurs om efficiënter te werken door de administratieve en documentatie-lasten over te nemen. Dit resulteert in minder stress voor uw medewerkers, hogere klanttevredenheid en meer focus op uw kernactiviteiten. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen.

Interesse in onze diensten? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel ons op +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com.

Wordt het voor jouw bedrijf steeds lastiger om de business draaiende te houden vanwege een personeelstekort? Lees dan snel verder en krijg meer inzicht waarom uitbesteden van backoffice werkzaamheden of dataverwerking misschien een goede oplossing is.

Werken met ons remote team

Ook wij merken dat personeelstekort één van de redenen is waarom onze klanten met ons gaan samenwerken. In onze drie shared service centers in Roemenië werken 350 hoogopgeleide medewerkers om jouw bedrijf te ondersteunen bij (complexe) dataverwerking of backoffice werkzaamheden. In principe kun je elke repeterende vorm van gegevensverwerking aan ons uitbesteden. Enkele voorbeelden van taken die je kunt outsourcen zijn:
• verwerken van facturen
• inboeken van verkooporders
• logistieke– en financiële documentverwerking
• contractbeheer
• annotatie, classificatie, extractie, validatie en dataverwerking voor OCR, AI en Machine learning projecten
• data migratieprojecten
• invoer en onderhoud van databases (klant- en productgegevens)
• onderhoud van de webshop (actuele informatie, aanbod, prijzen)

Enthousiast geworden? Lees dan vooral de voordelen van outsourcing nog even!

Toegang tot hoogopgeleid personeel

Roemenië staat bekend om zijn hoogopgeleide en vaardige arbeidskrachten. Door met ons samen te werken heb je toegang tot een ‘pool’ van remote professionals, die bekwaam zijn in (complexe) dataverwerking en backoffice taken. Taal vormt geen belemmering. Onze medewerkers spreken Engels, maar voor de meeste werkzaamheden is het niet nodig om de Nederlandse taal te beheersen. Wij werken namelijk volgens een begrijpelijke werkinstructie, die wij samen met jouw bedrijf opstellen.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Je kunt gemakkelijk op- of afschalen op basis van de behoeften van jouw bedrijf. Of je nu een groeiende onderneming bent of tijdelijke ondersteuning nodig hebt voor een project, ons remote team kan flexibel aan jouw wensen voldoen.

Kostenefficiëntie

Je kunt veel besparen op (personeels)kosten. Dit komt omdat de lonen in Roemenië lager zijn dan in Nederland. Je hebt ook geen werkgeverskosten, zoals verlof, vakantiegeld, ziekte, transitie- en ontslagvergoeding en je betaalt bij ons alleen voor de productieve uren.

Focus op kernactiviteiten

Het uitbesteden van repetitieve taken aan ons remote team stelt jouw medewerkers in staat om zich te concentreren op strategische en kernactiviteiten. Dit kan de algehele productiviteit van jouw organisatie verhogen omdat je veel tijd bespaart. Jouw medewerkers krijgen meer uitdaging met als resultaat: tevreden personeel die committed blijven aan jouw bedrijf.

Outsourcing: zeker het overwegen waard

Wij horen vaak van onze klanten dat ze vooral blij zijn dat ze hun deadlines halen, beloftes aan hun eindklanten kunnen waarmaken en geen stress meer hebben over personeelstekort, omdat wij zorgen voor business continuity. De gegevensverwerking gebeurt veilig en vertrouwd binnen de Europese Unie en wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant. Dus ook daarover hoef jij je geen zorgen te maken.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.