Efficient tarievenbeheer in een dynamische logistieke wereld

De logistieke sector is constant in beweging. Geopolitieke gebeurtenissen, kunnen de transporttarieven snel doen veranderen. Deze dynamiek brengt extra werk met zich mee voor logistieke bedrijven, die hun tarieven voortdurend moeten aanpassen om concurrerend te blijven en de juiste prijzen aan hun eindklanten door te berekenen. Er zijn uiteraard geautomatiseerde oplossingen maar die zijn duur en vaak moet er nog steeds gecontroleerd worden wanneer bedrijven hun eigen tarievenstructuur toepassen om automatisch zendingen te calculeren.

Maar hoe kan je je compleet laten ontzorgen als je het tarievenbeheer onderbrengt bij ons? Hoe zorg je dat je commerciële afdeling binnen no time offertes af kunt laten geven en inkomende factuurcontroleproces kunt optimaliseren? Laten we je meenemen achter de schermen van DataMondial.

Complexe tarievenstructuren

Logistieke tarieven variëren sterk, afhankelijk van de vervoersmodus (zee, lucht of weg) en de specifieke route. Denk voor zeevracht bijvoorbeeld aan High Cube, BAF, CAF, ISPS toeslagen etc. Om nog niet te spreken van lokale toeslagen in euro’s en zeevrachten in USD’s  Voor bedrijven die grote volumes goederen vervoeren, kan het up to date houden van hun tarieven database een flinke uitdaging zijn binnen de huidige markt. Dit vereist een arbeidsintensief nauwkeurig en voortdurend beheer.

Specifieke taken en klanten

Bij DataMondial ondersteunen wij heel veel logistieke bedrijven door hun tarieven up-to-date te houden. Onze toegewijde teams werken dagelijks aan:

  • Het controleren en actualiseren van tarieven: we loggen in op de websites van vervoerders en controleren of de tarieven nog steeds actueel zijn. Veranderingen worden direct doorgevoerd in de systemen van onze klanten.
  • Beheren van uitgebreide tarieflijsten: we zorgen ervoor dat uitgebreide tarieflijsten, ontvangen van rederijen, ook actueel blijven.

Ondersteunen van boekingsplatforms: we werken ook achter de schermen bij boekingsplatforms, waar grote bedrijven, waaronder bekende multinationals, hun transport kunnen boeken. We zorgen ervoor dat deze platforms altijd over de meest actuele tarieven beschikken.

Real-time verwerking

Bij DataMondial verwerken we dagelijks grote hoeveelheden tarieven en zorgen we ervoor dat deze in real-time worden bijgewerkt. Dit is essentieel voor forwarders die afhankelijk zijn van nauwkeurige tariefinformatie om hun klanten correct te kunnen offeren en factureren. Onze werkinstructies zijn gedetailleerd en bevatten vaak complexe beslissingsbomen. Hierdoor kunnen onze medewerkers nauwkeurig en consistent werken, zelfs bij de meest complexe tariefstructuren. Hierdoor ontvangen onze klanten kant en klare importbestanden of werken wij hun systemen real time bij via de tarievenbeheermodule. Ons team speelt een cruciale rol in het efficiënt beheren van logistieke tarieven. Met ervaren supervisors die fungeren als centrale aanspreekpunten, zorgen wij ervoor dat de communicatie tussen ons team en de klant soepel verloopt.

Veiligheid en compliance

Bij DataMondial staat veiligheid van de data voorop. Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant, zodat je met een gerust hart kunt vertrouwen op onze diensten. Onze medewerkers zijn goed opgeleid en werken volgens strikte service level agreements om de hoogste kwaliteit en betrouwbaarheid te waarborgen.

Dit is zeker: de wereld verandert voortdurend. DataMondial is een volledig neutraal backoffice

DataMondial helpt logistieke bedrijven in een voortdurend veranderende wereld. Door het beheren en actualiseren van tarieven zorgen wij ervoor dat onze klanten altijd concurrerend blijven en hun winstgevendheid kunnen waarborgen. Onze ondersteuning bespaart tijd en vermindert de complexiteit van het tariefbeheer, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten. En dat maakt het werk niet alleen leuker, het verlaagt ook nog eens bérgen stress én vermindert fouten en stelt commerciële medewerkers in staat om in zeer korte tijd de juiste offertes af te geven

Benieuwd naar wat DataMondial voor jouw bedrijf kan betekenen? Wij verwerken meer dan 105 verschillende logistieke backoffice activiteiten voor toonaangevende logistieke dienstverleners.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

📞 +31 (0)10 442 18 78 | ✉️ info@datamondial.com

Of neem een kijkje op onze website.

/door

Nearshoring? Een kijkje in de keuken bij ons remote team in Roemenië

Denkt jouw bedrijf al een tijd na om dataverwerking of de backoffice uit te besteden, maar is outsourcing nog steeds een ver-van-mijn-bed-show? Of misschien wil jouw bedrijf binnen Europa haar activiteiten gaan uitbesteden (nearshoring) in plaats van bijvoorbeeld Azië.

Wij merken dat steeds meer bedrijven kiezen voor outsourcing voor business continuity en om tijd en kosten te besparen. Of om geopolitieke risico’s te beperken en daarom hun werk gaan uitbesteden aan een lagelonenland binnen de Europese Unie in plaats van Azië.

(Nearshore) outsourcing: hoe werkt dat bij ons?

Om je een beetje te laten proeven van hoe (nearshore) outsourcing bij ons precies werkt, nemen we je in deze blog mee naar Roemenië. Daar bevinden zich namelijk onze drie shared service centers waar ons remote team van ruim 400 medewerkers iedere dag voor onze opdrachtgevers aan het werk zijn vanuit een aantal kantoren: twee in Galati en één kantoor in Tecuci.

Galati is ook de thuisbasis van de bekende Damen Shipyards, een van de grotere scheepswerven van Damen met circa 5.000 werknemers. Wij zijn er vooral gevestigd omdat het een universiteitsstad is waar 300.000 mensen wonen en één van de oprichters van DataMondial hier vandaan komt. Er zijn in deze stad volop jonge, hoogopgeleide getalenteerde mensen te vinden die gemotiveerd zijn om voor ons aan de slag te gaan.

Remote backoffice voor logistiek

Onze afdelingen zijn strak georganiseerd naar taak en klant, zodat de mensen die er werken, op de hoogte zijn van alle ins en outs van die specifieke taken en klant. Voor veel logistieke dienstverleners nemen ruim 100 collega’s veel werk uit handen op het gebied van forwarding, transport, warehousing, shipping en finance. Denk aan alle voorkomende werkzaamheden met betrekking tot orderverwerking, mailboxbeheer, documentbeheer, track & trace, facturen, tarieven, verkoopondersteuning en rapportages. Alle logistieke documentatie verwerken zij binnen een door met de klant afgesproken tijd (SLA).

Factuur- en orderverwerking

Onze afdeling factuur- en orderverwerking krijgt van verschillende klanten iedere dag batches van meer dan 100.000 facturen of orders, die aan het eind van de dag netjes zijn verwerkt. Er zijn klanten die willen dat de facturen en orders realtime in behandeling worden genomen: zodra er een factuur of order binnenkomt, gaat ons remote team er meteen mee aan de slag, zodat deze zo snel mogelijk retour gaan naar de klant.

Supervisors als centraal aanspreekpunt

Onze supervisors hebben een belangrijke rol binnen de organisatie. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen het team, maar vormen ook hét aanspreekpunt voor de klant. We doen ons best om hen het gevoel te geven dat ze gewoon met een vertrouwde collega te maken hebben, alleen bevindt die zich toevallig aan de andere kant van Europa. Hun schat aan ervaring helpt daarbij: niets gebeurt uit routine, ze stellen de juiste vragen en denken proactief mee om het voor de klant zo goed mogelijk te organiseren.

Nearshore outsourcing voor bijna alle branches

Ons remote team ondersteunt voor bijna iedere branche veel bedrijfsprocessen. Zoals hierboven al even genoemd doen wij veel voor de transport, logistiek en scheepvaart branches. Maar ook voor financials (verzekeraars, banken), ICT, (fin)tech, groothandels en inkooporganisaties, retail en webshops.

Het moge duidelijk zijn: DataMondial is dé partner voor (nearshore) outsourcing. Niks onpersoonlijk en afstandelijk, onze collega’s in Roemenië zijn proactieve, toegewijde mensen die de meest uiteenlopende administratieve werkzaamheden, data-entry en operationele backoffice processen uit handen kunnen nemen en hun uiterste best doen om topservice te leveren aan onze klanten.

En niet te vergeten…. wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina diensten voor een totaaloverzicht.

/door

Optimaliseer je Last Mile Logistics: meer marge met een Remote Analyst

Last mile logistics, het laatste stuk van de leveringsketen waarbij vrachtwagens pakketten en goederen tot aan de deur van de klant bezorgen, speelt een cruciale rol in de logistieke sector. Dit proces brengt echter unieke uitdagingen met zich mee, zoals variërende leveringslocaties en bijbehorende kosten. DataMondial ondersteunt bedrijven in deze sector door nauwkeurige kostenregistratie en -berekening, waardoor ze efficiënter en kosteneffectiever kunnen opereren.

Uitdagingen bij last mile logistics

Last mile logistics kent specifieke uitdagingen die invloed hebben op de kosten:

  • Variërende leveringslocaties: de kosten voor leveringen kunnen sterk variëren, afhankelijk van de bestemming. Leveringen in stedelijke gebieden zijn meestal goedkoper dan die naar afgelegen locaties zoals boerderijen op zandwegen.
  • Surcharges: extra kosten ontstaan vaak door moeilijk bereikbare of afgelegen locaties. Deze surcharges, of toeslagen, kunnen de uiteindelijke transportkosten aanzienlijk verhogen.

Voor bedrijven die zich bezighouden met last mile logistics, zoals wegtransporteurs en e-commerce leveranciers, is het cruciaal om deze kosten nauwkeurig bij te houden en te beheren. Hier komt DataMondial in beeld.

Beheer en optimaliseer kosten

DataMondial helpt bij het beheren en optimaliseren van deze kosten door een uitgebreide en gedetailleerde benadering van kostenregistratie en -berekening. Onze diensten omvatten:

  1. Bijhouden van werkelijke vervoerskosten: Wij registreren de daadwerkelijke kosten van elk transport, inclusief alle variabele kosten zoals brandstof, tolwegen en arbeid.
  2. Vergelijken met vooraf ingeschatte Kosten: We vergelijken de werkelijke kosten met de vooraf ingeschatte kosten om eventuele afwijkingen te identificeren. Dit helpt bedrijven om inzicht te krijgen in hun kostenefficiëntie en waar nodig aanpassingen te maken.
  3. Registreren en analyseren van surcharges: Wij houden nauwkeurig bij welke surcharges van toepassing zijn, zoals extra kosten voor leveringen naar afgelegen gebieden of moeilijk bereikbare locaties. Dit stelt bedrijven in staat om deze kosten door te berekenen aan hun klanten en zo hun winstmarges te beschermen.

Concrete voorbeelden

Een voorbeeld van onze ondersteuning is een groot transportbedrijf dat werkt voor diverse e-commerce bedrijven. Dit bedrijf vervoert pakketten naar een breed scala aan locaties, van stedelijke gebieden tot afgelegen boerderijen. Wij helpen hen door de volgende taken uit te voeren:

  • Kostenregistratie: Wij houden de kosten van elke levering bij, inclusief de brandstofkosten, arbeid en eventuele extra toeslagen voor moeilijke leveringen.
  • Kostenanalyse: Door het vergelijken van de werkelijke kosten met de vooraf ingeschatte kosten, helpen wij het bedrijf om te begrijpen waar de grootste kostenverschillen liggen. Dit stelt hen in staat om hun tarieven dienovereenkomstig aan te passen.
  • Rapportage: We leveren gedetailleerde rapportages die inzicht geven in de kostenstructuur en helpen bij strategische beslissingen. Deze rapportages omvatten onder andere verschillen tussen verwachte en werkelijke kosten en specifieke details over de surcharges.

Onze aanpak omvat ook het opstellen van gedetailleerde werkinstructies en handleidingen. Dit zorgt ervoor dat ons team consistente en betrouwbare output levert. Deze werkinstructies zijn zeer gedetailleerd en kunnen complexe beslissingsbomen bevatten, zodat elke situatie correct wordt afgehandeld.

Voor- en nacalculatie

Een belangrijk aspect van onze dienstverlening is de voor- en nacalculatie van transportkosten. We helpen bedrijven om een gedetailleerde inschatting te maken van de verwachte kosten voordat het transport plaatsvindt (voorcalculatie) en vergelijken deze met de werkelijke kosten na voltooiing van het transport (nacalculatie). Het verschil tussen deze berekeningen kan leiden tot strategische beslissingen in het verdienmodel van het bedrijf.

DataMondial ondersteunt bedrijven in de last mile logistics sector door hun kosten nauwkeurig te registreren en te analyseren. Hierdoor kunnen bedrijven kostenefficiënter opereren en strategische beslissingen nemen op basis van gedetailleerde kosteninformatie. Met onze hulp kunnen bedrijven de administratieve lasten verminderen, de klanttevredenheid verbeteren en zich richten op hun kernactiviteiten.

Meer weten over onze diensten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel ons op +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com.

/door

Ship suppliers varen wel bij een Remote Backoffice

We brengen regelmatig bezoeken aan onze bestaande klanten in de ship supply- en chandlersector. Dit inspireert ons om dieper in te gaan op hoe een Remote Backoffice bijdraagt aan een efficiënte manier van werken in deze nichemarkt. Wij leveren diensten aan bedrijven die zich bezighouden met de bevoorrading van schepen, zoals cruiseschepen en vrachtschepen.

Voorzien van scheepsbenodigdheden

Ship supply bedrijven functioneren als handelsbedrijven en hebben logistieke partners of vervoeren zelf de goederen naar de schepen, waarbij vaak in korte tijd de goederen moeten worden gebracht, omdat het schip maar korte tijd in de haven ligt. Zij moeten een uitgebreide order- en factuurstroom beheren. Dit omvat het controleren en vastleggen van de voorraden aan boord van schepen en het helpen bijhouden van het minimaal vereiste voorraadniveau. DataMondial ondersteunt deze processen door te helpen met het verwerken van voorraadgegevens en het rapporteren van deze hoeveelheden, waardoor de administratie klopt en efficiënt verloopt.

Logistieke ondersteuning en voorraadbeheer

Ship supply- en chandlerbedrijven hebben een complex logistiek netwerk. Of het nu gaat om gekoelde leveringen of reguliere goederen, alles moet zorgvuldig worden gedocumenteerd. Wij ondersteunen deze bedrijven door ervoor te zorgen dat de voorraadgegevens kloppen met de informatie in hun systemen. Vaak werken deze bedrijven met portals voor hun schepen en gebruiken ze Excel-sheets of voorraadbeheersystemen om de voorraad bij te houden. Wij zorgen voor de match tussen de data in deze systemen, zodat de gegevens consistent en nauwkeurig zijn.

De logistieke documenten die moeten worden verwerkt voor het vervoer naar de schepen, kunnen wij helpen verwerken. Dit werkt in principe hetzelfde als onze Remote Backoffice voor logistieke dienstverleners, waarover we eerder schreven.

E-commerce ondersteuning

Naast logistieke ondersteuning helpen wij ship supply bedrijven ook met hun e-commerce platforms. Veel van deze bedrijven hebben een online winkel waar klanten hun producten kunnen bekijken en bestellen. Wij zorgen ervoor dat de productdata consistent en accuraat wordt weergegeven op hun websites. Dit omvat het verwerken van informatie van leveranciers, het updaten van productbeschrijvingen en afbeeldingen, en het helpen met het (machine)vertalen van productinformatie naar meerdere talen. Door onze ervaring in het gebruik van e-commerce- en webplatforms zoals Joomla, WordPress en Magento, kunnen wij deze taken efficiënt uitvoeren.

Het verlagen van de werkdruk

Door de handelsactiviteiten van ship supply bedrijven te ondersteunen, verlagen wij de werkdruk voor hun personeel. In plaats van tijd te besteden aan repetitieve taken zoals het updaten van productlijsten en prijzen, kunnen zij zich richten op strategische en klantgerichte activiteiten. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar maakt het werk voor hen ook leuker en uitdagender.

Testen en implementeren

Wij begrijpen dat het voor nieuwe klanten belangrijk is om onze diensten eerst te testen. Daarom bieden wij de mogelijkheid om een proefperiode in te plannen waarbij we nauw samenwerken met de klant. We nemen de tijd om de werkinstructies op te stellen en te verfijnen, en we testen het proces met dummydata om zeker te zijn dat alles naar wens verloopt. Dit stelt ons in staat om een nauwkeurige offerte te geven en de klant te verzekeren van onze kwaliteit en betrouwbaarheid.

Ondersteuning: van logistiek tot e-commerce

DataMondial ondersteunt de ship supply industrie op verschillende niveaus, van de verwerking van logistieke documentenstromen tot aan backofficetaken omtrent e-commerce. Onze expertise in administratie en voorraadbeheer draagt eraan bij dat schepen wereldwijd efficiënt en tijdig bevoorraad worden door onze klanten. Scheepsbenodigdheden of productdata voor webshops? Wij staan klaar om de werkdruk te verlagen en de processen te optimaliseren. Zo dragen wij ook op deze manier bij aan een soepele werking van de scheepvaartindustrie; een zeer cruciale sector in de wereldhandel.

Optimaliseer uw Ship Supply Processen met een Remote Backoffice

DataMondial ondersteunt de ship supply sector met de administratieve kant van de efficiënte bevoorrading van scheepsbenodigdheden, logistieke documentenstromen, voorraadbeheer en het bedienen van de e-commerce platforms. Wij verlagen de werkdruk en verhogen de efficiëntie. Plan een afspraak en ervaar de voordelen zelf. Neem contact op via +31 (0)10 442 18 78 of mail naar info@datamondial.com. Kies voor DataMondial, je betrouwbare partner in de ship supply sector.

/door

Menselijke handelingen onmisbaar bij Machine Learning en AI

Machine Learning en Artificial Intelligence (AI) spelen een steeds grotere rol om bedrijven efficiënter te laten werken. Daar is geen mens bij nodig, toch?

Oneens? Kan jouw bedrijf hulp gebruiken bij bijvoorbeeld datavalidatie, dataverwerking of annotatie? Lees dan snel verder om meer te weten te komen wat wij kunnen doen om van jouw AI-projecten een succes te maken.

Aanvulling op digitalisering

Ervaart jouw bedrijf dat AI en Machine Learning nog veel menselijke inspanning vergt, voordat het echt werkt zoals het bedoeld is? Zeker bij complexe of niet-gestructureerde documenten of beelden kan herkenning namelijk nog erg uitdagend zijn… is onze ervaring.

Wij hebben niet voor niets veel bedrijven, die gespecialiseerd zijn in OCR en AI, als klant. Wij bieden hen ondersteuning bij datavalidatie, dataverwerking en machine learning, omdat het vaak technisch nog niet mogelijk is om het verwerken van data, zowel tekst en getallen als beeld, volledig foutloos te automatiseren. Voor hen zijn wij een aanvulling op digitalisering. Ons remote team gaat namelijk verder waar automatisering stopt.

Nu denk je misschien, daar zet ik mijn eigen mensen al op in. Maar wist je dat je veel tijd en kosten bespaart als je ons remote team de tijdrovende, repeterende basisdata-taken laat uitvoeren.

Hulp bij annotatie

Zo werken wij bijvoorbeeld samen met een aantal snel groeiende AI-bedrijven in Europa. Zij ontwikkelen en implementeren zelflerende systemen voor verschillende sectoren om bedrijven efficiënter te laten werken. Voor één van hun projecten in de agrarische sector, gericht op het ontwikkelen van een beeldherkenningsalgoritme, helpen wij bij beeldlabeling van duizenden foto’s. Handmatig labelen is een tijdrovende en kostbare taak voor hun interne team, dus de keuze om ons ervaren remote team in te zetten was snel gemaakt.

Datavalidatie en controle voor scannings- en facturatiebedrijven

Ook scannings- en facturatiebedrijven maken gebruik van onze services, omdat AI niet met een voldoende hoog percentage aan zekerheid kan interpreteren. Denk bijvoorbeeld aan het valideren en controleren van facturen, orders, PDF’s, schadeformulieren, etc. of voor het ‘trainen’ van de computer voor OCR-systemen. Wij zorgen voor een laatste finishing touch, zodat onze klant de documenten digitaal beschikbaar kan maken voor haar klanten.

Veilig en vertrouwd

Ons remote team, van ruim 350 ervaren, hoogopgeleide medewerkers, kan jouw bedrijf dus enerzijds ondersteunen in Machine Learning (input) projecten en anderzijds in datavalidatie en controle van door AI verwerkte documenten (output). Uiteraard gebeurt alle dataverwerking vertrouwelijk en AVG-compliant. Je kunt er dus gerust op zijn dat het werk niet alleen vakkundig wordt uitgevoerd maar dat jouw databestanden en workflow ook in goede handen zijn en binnen de Europese Unie worden verwerkt.

Geïnteresseerd? Maak een afspraak

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina Datavalidatie voor OCR, AI, Machine Learning voor meer informatie.

/door